Als Freelancer musst du dich selbst um deine Lohnabrechnung kümmern, um finanzielle Stabilität zu sichern und steuerliche Pflichten zu erfüllen. Anders als Angestellte berechnest du deine Honorare selbst, stellst Rechnungen aus und bist eigenständig für Steuer- und Sozialabgaben verantwortlich. In diesem Beitrag erfährst du die wichtigsten Grundlagen zur Lohnabrechnung und bekommst wertvolle Tipps zur Optimierung.

Gehalt vs. Honorare: Wichtige Unterschiede

Freelancer erhalten kein festes Gehalt, sondern stellen ihren Kunden Honorare in Rechnung. Der Unterschied liegt in der Art der Vergütung und der steuerlichen Behandlung. Während Angestellte ihr Gehalt brutto ausgezahlt bekommen und Lohnsteuer sowie Sozialabgaben bereits abgeführt werden, müssen Selbstständige ihre Steuern und Abgaben eigenständig kalkulieren und abführen.

Eine korrekte Rechnung enthält:

• Name und Anschrift des Freelancers und des Auftraggebers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsnummer
• Leistungsbeschreibung und Zeitraum
• Netto-Betrag, Umsatzsteuer und Brutto-Betrag
• Zahlungsziel

Mehrwertsteuerpflicht und Rechnungsstellung

Freelancer sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig, es sei denn, sie fallen unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Wer regelmäßig über 22.000 Euro im Jahr umsetzt, muss 19 % Umsatzsteuer berechnen und an das Finanzamt abführen. In bestimmten Branchen, wie bei journalistischen oder künstlerischen Tätigkeiten, gelten reduzierte Steuersätze.

Besonders bei internationalen Geschäften ist auf die richtige Umsatzsteuerregelung zu achten. Dienstleistungen für Unternehmen innerhalb der EU unterliegen dem Reverse-Charge-Verfahren, bei dem der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer abführt. Rechnungen müssen dann einen entsprechenden Hinweis enthalten. Bei Geschäften mit Nicht-EU-Kunden entfällt die Umsatzsteuer in vielen Fällen, sofern eine korrekte Dokumentation vorliegt.

Freelancer sollten zudem regelmäßig prüfen, ob sich ihre Umsatzsteuerpflicht ändert. Bei steigenden Umsätzen kann der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung erforderlich sein. Die freiwillige Regelbesteuerung kann sich lohnen, wenn hohe Vorsteuerbeträge geltend gemacht werden können, beispielsweise durch Investitionen in Technik oder Büroausstattung.

Steuern und Abgaben

Die Einkommensteuer berechnet sich auf Grundlage des erwirtschafteten Gewinns. Wer hohe Betriebsausgaben hat, kann seine Steuerlast senken. Die Vorauszahlungen erfolgen quartalsweise und werden vom Finanzamt anhand der letzten Steuererklärung geschätzt.

Die Gewerbesteuer betrifft nur Freelancer mit gewerblicher Tätigkeit, nicht jedoch Freiberufler wie Designer, Journalisten oder Berater. Wer allerdings eine GmbH oder UG gründet, muss Gewerbesteuer zahlen. Hier ist eine klare Abgrenzung der Tätigkeit wichtig.

Zusätzlich sollten Freelancer die Abgabepflichten der Künstlersozialkasse (KSK) prüfen, wenn sie in kreativen oder publizistischen Berufen tätig sind. Über die KSK erhalten sie Zugang zur gesetzlichen Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung zu reduzierten Beiträgen, wobei Auftraggeber einen Teil der Beiträge übernehmen.

Wer international tätig ist, sollte außerdem mögliche steuerliche Pflichten im Ausland beachten. Einkünfte aus ausländischen Kunden können je nach Doppelbesteuerungsabkommen steuerliche Auswirkungen haben. In manchen Fällen muss eine Steuererklärung auch im jeweiligen Land abgegeben werden. Eine frühzeitige Beratung durch einen Steuerberater kann hier sinnvoll sein.

Bleib auf dem neuesten Stand – steuerliche und gesetzliche Regelungen ändern sich regelmäßig:

Kranken-, Renten- und Unfallversicherung

Freelancer sind nicht automatisch sozialversichert und müssen sich selbst um ihre Absicherung kümmern. Bei der Krankenversicherung haben sie die Wahl zwischen einer privaten oder einer freiwilligen gesetzlichen Versicherung, wobei sich die Beiträge nach dem Einkommen richten. In bestimmten Berufen, wie bei Lehrern oder Künstlern, besteht eine Rentenversicherungspflicht. Wer nicht dazu verpflichtet ist, kann freiwillig einzahlen, um sich eine zusätzliche Absicherung fürs Alter zu schaffen. Eine Unfallversicherung kann über die Berufsgenossenschaft abgeschlossen werden, was insbesondere für risikoreiche Berufe eine sinnvolle Option darstellt.

Buchhaltung und Lohnabrechnung

Eine strukturierte Buchhaltung erleichtert die Steuererklärung und hilft, finanzielle Engpässe zu vermeiden. Digitale Lösungen bieten Unterstützung bei der Berechnung von Steuern, Sozialabgaben und Rechnungsstellung. Solche Programme helfen, Fehler zu vermeiden und sorgen für eine ordnungsgemäße Abwicklung.

Diese Programme bieten oft zusätzliche Funktionen wie automatische Belegverarbeitung, Schnittstellen zu Steuerberatern und Cloud-Speicherung, wodurch der Arbeitsaufwand weiter minimiert wird.

Die Verwendung von Zahlungssystemen wie PayPal oder Stripe verschafft eine effizientere Rechnungsstellung und schnellere Zahlungseingänge sorgen. Automatisierte Erinnerungsfunktionen helfen dabei, ausstehende Zahlungen im Blick zu behalten und Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Praktische Tipps zur Optimierung der Lohnabrechnung

• Steuerrücklagen bilden: Ein separates Konto für Steuern vermeidet finanzielle Engpässe.
• Digitale Tools nutzen: Buchhaltungssoftware reduziert den Verwaltungsaufwand.
• Rechnungen frühzeitig stellen: Klare Zahlungsziele vermeiden späte Zahlungen.
• Kranken- und Altersvorsorge frühzeitig planen: Altersarmut kann vermieden werden, wenn rechtzeitig Rücklagen gebildet werden.

Eine durchdachte Lohnabrechnung spart Zeit und sorgt für finanzielle Sicherheit. Wer sich zudem frühzeitig mit dem benötigten Mindesthonorar als Freelancer befasst, kann unliebsame Überraschungen vermeiden.